Energy Report

Facturile vor putea fi scanate și arhivate fără respectarea birocraticei legi privind arhivarea documentelor în formă electronică

Birocrația și hârțogăraia sunt principalele probleme cu care se luptă o companie privată, alături de instabilitatea lipsa de predictibilitate a sistemului fiscal. Din fericire, ultima propunere de modificare a codului fiscal, publicată ieri de Ministerul Finanțelor Publice pe site-ul instituției, promite dacă nu să rezolve, măcar să atenueze, una dintre aceste probleme, cu efecte inclusiv ecologice, cea a risipei de hârtie.

Astfel, dacă va fi adoptată propunerea Finanțelor, facturile vor putea fi stocate electronic, inclusiv cele care au fost convertite din format hârtie în format electronic, fără a fi obligatorie aplicarea prevederilor Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică.

Proiectul introduce un nou alineat la art 155 din Codul Fiscal, alineat care prevede că "facturile pot fi stocate pe suport hârtie sau în format electronic, indiferent de forma originală în care au fost trimise ori puse la dispoziție. În cazul stocării electronice a facturilor, inclusiv a celor care au fost convertite din format hârtie în format electronic, nu este obligatorie aplicarea prevederilor Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică, cu modificările ulterioare.”

Cu alte cuvinte, nu mai trebuie păstrate facturile și în format fizic și în format electronic (atât de către administratorul firmei, cât și de contabil), acestea putând fi scanate fără a respecta birocrația conținută de Legea 135/2007.

Birocrație și hârgogăraie

Până în prezent, respectarea Legii 135/2007 era obligatorie, ceea ce se traducea prin respectarea unei întregi proceduri birocratice. Pentru a putea arhiva facturile ar fi fost necesar ca înainte cu 30 de zile de începerea activităților legate de arhivarea documentelor în forma electronică, persoanele care intenționau să furnizeze servicii de arhivare să notifice autoritatea de reglementare și supraveghere specializată în domeniu, cu privire la data începerii acestor activități.  Odată cu efectuarea notificării, administratorul arhivei avea obligația de a comunica toate informațiile referitoare la procedurile de securitate și de conservare utilizate. Administratorul arhivei avea totodată obligația de a comunica, cu cel puțin 10 zile înainte, orice intenție de modificare a procedurilor de securitate și de conservare, cu precizarea datei și orei la care modificarea intră în vigoare, precum și obligația de a confirma, în termen de 24 de ore, modificarea efectuată. 

Primirea unui document în forma electronică în arhiva electronică era condiționată de semnarea documentelor în formă electronică, cu semnătură electronică extinsă a titularului dreptului de dispoziție și de depunerea cheii de criptare și decriptare pentru documentele criptate care cad sub incidenta Legii Arhivelor Naționale nr.16/1996.

Orice document în formă electronică, deci și facturile, trebuia semnat electronic de către administratorul arhivei, cu semnătura electronică, în care se atesta și faptul ca documentul respectiv are valoare de original sau copie, conform hotărârii titularului dreptului de dispoziție. Administratorul arhivei mai era obligat să atașeze, pentru fiecare document în forma electronica arhivat, o fișă în formă electronică, ce ce trebuia să conțină mai multe informații:  proprietarul documentului, emitentul documentului în forma electronică, titularul dreptului de dispoziție, istoricul documentului în formă electronică, tipul documentului în formă electronică, nivelul de clasificare, formatul digital, cuvintele cheie, elementele de localizare ale suportului fizic, identificatorul unic al documentului în forma electronică, în cadrul arhivei, etc.

Persoana impozabilă poate decide locul de stocare a facturilor

Totodată, proiectul de modificare a Codului Fiscal prevede, la alineatul 31 al aceluiați articol 155, și că „Persoana impozabilă poate decide locul de stocare a facturilor, cu condiția ca acestea sau informațiile stocate să fie puse la dispoziția autorităților competente fără nicio întârziere ori de câte ori se solicită acest lucru. Cu toate acestea, locul de stocare a facturilor ales de persoana impozabilă nu poate fi situat pe teritoriul unei țări cu care nu există niciun instrument juridic referitor la asistența reciprocă având o sferă de aplicare similară celei prevăzute de Directiva 2010/24/UE şi de Regulamentul (UE) 904/2010 sau la dreptul menționat la alin. (36) de a accesa prin mijloace electronice, de a descărca şi de a utiliza facturile respective."